Der Arbeitstag eines Projektmanagers: Julia und Andreas plaudern aus dem Nähkästchen

11.11.2016 von Linda Scheithauer in Arbeitsleben und Kultur
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Projektmanager, Psychologen und Feuerwehrmänner haben vieles gemeinsam. Das zeigt der zweite Teil unserer Interviewreihe, in der wir Einblicke in den Arbeitsalltag bei queo geben wollen. Denn in Stellenanzeigen ist immer zu wenig Platz.

Unsere Interviewpartner Julia und Andreas aus dem Projektmanagement-Team erzählen von ihrem Arbeitsalltag. :)

 

Steckbrief Julia

Name: Julia Ackermann

Jobbezeichnung: Project Manager

Teamzugehörigkeit: Projektmanagement-Team

Wie lange bist du schon bei queo: seit März 2016

 

Steckbrief Andreas

Name: Andreas Rautert

Jobbezeichnung: Senior Project Manager

Teamzugehörigkeit: Projektmanagement-Team

Wie lange bist du schon bei queo: seit Juli 2012

 

Früher Vogel oder später Wurm? Wann geht´s morgens los und wie beginnt ein typischer Arbeitstag bei dir?

Julia: Mal so, mal so. Wenn es abends etwas länger geht, dann gern morgens auch mal später. Normalerweise bin ich aber zwischen 08:00 und 08:30 Uhr da.

Andreas: Bei mir ist es ähnlich. Ich würde gern eher anfangen, bringe aber morgens erst einmal meine kleine Tochter in den Kindergarten und bin dann in der Regel zwischen 08:30 – 08:45 Uhr im Büro. Wenn wir zu Kundenterminen unterwegs sind, kann es aber auch mal wesentlich früher werden. Da beginnt der Arbeitstag dann auch schon mal um 05:00 Uhr, weil man eben morgens den ersten Zug nehmen muss.

 

Wie oft gibt es denn solche Tage?

Andreas: Im Schnitt würde ich sagen bei mir alle 2 Monate vielleicht.

Julia: Ja, alle 6 Wochen ungefähr, das kommt hin.

 

Gibt es bei euch so etwas wie morgendliche Rituale?

Julia: Ich komme meistens an, mache meinen Laptop an, gebe unser ulkiges Kurzpasswort ein und dann habe ich erst einmal ein bisschen Zeit und gehe zur Kaffeemaschine.

Andreas: Ich mag es, mir als Ritual morgens – erst einmal ganz analog – meine To-Do-Liste anzugucken und mir den Tag grob zu strukturieren. Dann Outlook hochfahren und schauen, was noch Neues dazu gekommen ist. Und als nächstes wird Jira, das Ticketsystem, aufgemacht und geschaut, was aktuell brennt und wo man noch Schwerpunkte setzen müsste. Termine, die am Vormittag anstehen, versuche ich noch am Abend vorher vorzubereiten.

Julia: Bei mir ist es genau andersherum. Ich schaue erst einmal, was an E-Mails angekommen ist und strukturiere dann meinen Tag.

 

Und dann: Wie geht´s weiter? Welche Projekte habt ihr gerade auf dem Tisch?

Julia: Viiiele.. (lacht)

 

Und was ist dein Lieblingsprojekt?

Julia: Lieblingsprojekt… Mmh… schwer zu sagen. Alle haben ihre Besonderheiten. Momentan mache ich viel für unsere Bankkunden (Citi, Liechtensteinische Landesbank), es gibt aber auch Kleinprojekte, wie die Polarforschung der TU Dresden. Ich finde meist die Sachen am spannendsten, die nicht alltäglich sind, z.B. besondere Kampagnen oder Aktionen mit coolen Give-aways. So etwas macht am meisten Spaß, weil man das eben nicht jeden Tag macht und man steht vor ganz anderen Herausforderungen.

Andreas: Bei mir ist das ein bisschen differenzierter. Als Gesamtprojektleiter für die AOK habe ich viele Teilprojekte zu verantworten, die letzten Endes alle auf ein Produkt einzahlen. Hier verwirklichen wir gerade einen großen Change-Prozess vom Projekt hin zum Produkt. Dafür müssen gewisse Prozesse angepasst werden. Ein Projekt ist ja dadurch charakterisiert, dass es irgendwann mal zu Ende ist, das ist bei einem Produkt nicht so und darin besteht die Herausforderung. Meine Aufgabe konzentriert sich auf die Kundenzusammenarbeit sowie die Führung des Teams. Ich passe also auf, dass alle in die richtige Richtung laufen und alle Aspekte gut ineinandergreifen.

 

Wie viele Mitarbeiter und wie viele Einzelprojekte hängen denn da dran?

Andreas: Also aktuell, jetzt muss ich kurz überlegen… sind wir ein Team aus acht Projektmanagern plus Accountmanager und arbeiten gemeinsam an etwa 20 – 25 Teilprojekten, die wir für die aok.de umsetzen. Bei dieser Vielzahl muss man wirklich schauen, dass Doppelarbeit vermieden wird und nicht der eine umsetzt, was der andere vielleicht schon gemacht hat.

 

Gibt es Aufgaben, du du besonders gern machst? Oder solche, die du gar nicht magst? Welche sind das?

Andreas: Fange ich mal mit der an, die ich überhaupt nicht gern mache: Angebote schreiben! Unsere Angebote bei queo sind sehr detailliert. Wir wollen den Kunden möglichst gut abholen, genau beschreiben, was wir machen und begründen, warum etwas wie viel Geld kostet. Ja, und daher bedeutet die Angebotserstellung einen ziemlich großen Aufwand, bevor man überhaupt anfangen darf, etwas umzusetzen.
So, und was ich am meisten mag, ist die Kommunikation mit den Leuten. Ich denke, als PM muss man auch Psychologe sein. Alle dazu zu bringen, dass sie ihre Höchstleistung abrufen und Freude dabei haben, obwohl jeder ein bisschen anders tickt. Dafür zu sorgen, dass alle das Ziel im Auge behalten und verstehen, dass wir nur gemeinsam Erfolg haben werden, das macht schon Spaß und ist meiner Meinung nach einer der wesentlichen Punkte am Projektmanagement.

Julia: Angebote schreiben ist auch nicht so meins, aber eben sehr wichtig. Je detaillierter das Angebot, desto besser funktioniert das Projektmanagement. Aber zum Glück haben wir bei queo gute Tools und klare Abläufe, die uns bei unseren Projektmanagement-Aufgaben helfen. Besonders Spaß macht mir eigentlich meistens der Kick-Off, der Projektstart und das, was dann in den ersten Stunden danach passiert, wenn nach den ersten Ideen alles so langsam Form und Farbe annimmt. Und ansonsten reizt mich das ganze Problemlösen innerhalb der Projekte. Je schwieriger das Problem, je mehr ich mir die Zähne ausbeiße, desto mehr Spaß macht es und umso besser fühlt es sich am Ende an. (lacht)

Andreas: Ja, das stimmt. Ich habe mal gelesen, dass man Projektmanager auch mit Feuerwehrleuten vergleichen kann. Die Qualität zeigt sich erst, wenn es wirklich brennt – dann muss man zeigen, wofür man trainiert hat. Wir versuchen häufig sogar, schon vor dem Projekt zu überlegen, welche Probleme auftauchen könnten. Dann kann man vorab mit dem Kunden ins Gespräch gehen und schon im Vorfeld gemeinsam eine Lösung erarbeiten – Brandschutz sozusagen. Viele Sachen sind aber auch nicht vorhersehbar, da muss man ad hoc reagieren und oft auch aus dem Bauch heraus entscheiden…

Julia: Das lernt man als PM… Je länger ich dabei bin, desto häufiger schlägt mein Bauch früher Alarm als der Kopf. Hört sich jetzt komisch an, ist aber wirklich so und in 90% der Fälle liegt man damit richtig.

Andreas: Was nicht heißt, dass man nicht Fakten einholen sollte. Im Gegenteil, ich sammle immer erst einmal alle Informationen, die verfügbar sind, aber Situationen, in denen alles 100% klar ist, gibt es selten und da sollte man dann aufs Bauchgefühl hören.

 

Was ist, wenn du doch mal nicht weiter weißt?

Julia: Bei mir sind die erste Instanz immer die Kollegen im Büro. Für einen 5-Minuten-Spaziergang zur Kaffeemaschine hat da eigentlich immer jemand Zeit. Eine zweite Möglichkeit ist auch, gemeinsam im Projektteam noch einmal zu brainstormen. Manchmal ist man überrascht, welche Ideen da so kommen. Und wenn es dann immer noch keine Lösung gibt, würde ich mit Lena, unserer Teamleiterin, Rücksprache halten und auf ihre Erfahrungen zurückgreifen.

Andreas: Das ist bei mir ähnlich. Der Erfahrungsaustausch im Team wird bei queo gefördert. Bei uns gibt es zum Beispiel im 14-tägigen Rhythmus ein PM-Teammeeting, bei dem man verschiedene Fragen auf die Agenda bringen kann. Oder auch unser PM-Mittag… zu dem ich es in letzter Zeit allerdings selten geschafft habe…

Julia (zu Andreas): Bist du nicht mit Kochen dran diese Woche?

Andreas: Davon weiß ich nichts… ;)
Nein, bei mir kommt es nicht so oft vor, dass ich wirklich nicht weiter weiß und wenn, dann weiß ich genau, dass es genügend Kollegen gibt, die einem mit Rat und Tat zur Seite stehen. Das ist ein Punkt, der queo meiner Meinung nach sehr auszeichnet, das muss man mal herausstellen: egal wer es ist, du kannst immer jeden fragen und jeder unterstützt jeden.

 

Und wenn die Motivation mal im Keller ist?

Julia: Ganz ehrlich. Das ist bei mir in meinen 7 Monaten bei queo noch nicht vorgekommen.

Andreas: Also, ich hatte schon Projekte, bei denen ich wirklich keine Motivation mehr hatte, die sich zum Beispiel ewig hinzogen und die man einfach nur noch vom Tisch haben wollte. Da tut eine Auszeit gut, einfach mal raus in die Natur, wandern oder ähnliches und den Kopf frei kriegen und danach sagst du dann: Tschaka! Jetzt rocken wir das Ding bis zum Ende!

 

Apropos Auszeit – wie sieht denn die Pausengestaltung aus bei euch?

Julia: Also, in der Dynamik des Alltags ist es nicht ganz einfach, aber ich versuche zunehmend eine ordentliche Mittagspause zu machen, in der ich mich wirklich hinsetze und in Ruhe esse. Manchmal ist es aber auch so, dass ich morgens anfange und dann zum ersten Mal auf die Uhr schaue, wenn es schon 14:00 Uhr ist. Da war ich dann manchmal so in die Arbeit vertieft, dass ich gar nicht gemerkt habe, wie die Zeit vergeht.

Andreas: Mir ging es eine ganze Zeit lang auch so. Mittlerweile esse ich aber sehr regelmäßig Mittag. Das aber auch nur, weil Dirk, unser Director Technology und Account Manager für die AOK, und ich uns einen kontinuierlichen Mittagsslot eingerichtet haben, im dem wir gemeinsam essen gehen und nebenbei auch über aktuelle Probleme reden können. zu Julia: Vielleicht wäre das ja auch eine Lösung für dich, dass du dir jemanden suchst, mit dem du immer Mittagessen gehst, der dich quasi mitschleift. Bei mir hat das ganz gut funktioniert. Und seien wir mal ehrlich, wir reden uns zwar manchmal ein, eine halbe Stunde Mittag sei nicht drin, aber eigentlich belügen wir uns da selbst.

 

Wenn du dein Team in drei Worten beschreiben müsstest, welche wären das?

Julia: Sarkasmus (lacht) und Humor. Ob schwarz oder normal sei mal dahingestellt, aber es vergeht kein Tag, an dem wir im Büro nicht mindestens einmal herzlich lachen. Und Teamgeist!

Andreas: Dürfen es auch mehr Worte sein? :) Für sich genommen sind wir alle Einzelkämpfer und jeder ist quasi irgendwie der „Held“ seines Projektes, aber dennoch gehören wir alle gemeinsam zu einem abgegrenzten Team, in dem sich alle sehr gut verstehen und sich gegenseitig unterstützen, wo sie können.

Andreas beim PM-Teamtag

Blogartikel “Teamtag unserer Projektmanager”

 

Was zeichnet Projektmanager bei queo deiner Meinung nach im Vergleich zu anderen Positionen besonders aus?

Julia: Also ich denke, als PM musst du immer den Gesamtüberblick behalten. Es reicht nicht nur einen Teil des Projektes zu sehen.

Andreas: Ja, wir übernehmen letztendlich die Verantwortung für den Erfolg des Projektes, für den Erfolg aus Kundensicht zum einen, aber eben auch intern für den Erfolg für queo. Wir müssen dafür sorgen, dass das Projekt im „grünen Bereich“ bleibt. Diese Verantwortung tragen Entwickler, Designer oder Consultants von der Rolle her nur bedingt. Obwohl diese im Rahmen ihrer Aufgabe natürlich auch angehalten sind, den wirtschaftlichen Erfolg im Auge zu behalten, sind sie vor allem Fachleute für ihren Bereich. Da muss man als PM manchmal sogar bremsen. Wenn der Consultant oder Entwickler zum Beispiel eine tolle Idee hat, die aber nicht ins Budget passt, muss man eben auch mal sagen, „bitte suche eine Lösung, die budgetkonform ist“. Das ist nicht immer leicht.

Julia: Dazu kommt, dass man ja immer verschiedene Charaktere im Projektteam hat – vom Einsteiger zum Senior, vom Designer bis zum Entwickler. Du trägst als PM halt die Verantwortung für alle zusammen. Eine echte Herausforderung.

Andreas: Aber sonst würde es ja keinen Spaß machen. ;)

 

Was würde dein Head/Teamleiter speziell über dich als Projektmanager sagen, wenn ich ihn/sie jetzt spontan fragen würde?

Andreas: Also ich würde sagen, da fragst du Lena am besten selbst. ;)

 

Hey, das ist eine meiner Lieblingsfragen, die kannst du doch jetzt nicht einfach umgehen!

Andreas: Doch, wir sind Projektmanager, wir können das! Wir sollten wissen, wie man schwierige Fragen umschifft. (beide lachen) Na gut, ich versuche es mal: Ich glaube, sie würde sagen, dass ich meine Sache schon ganz gut mache und sehr strukturiert unterwegs bin… oh je, das klingt voll nach Selbstbeweihräucherung…

Julia: Also bei mir würde sie, glaube ich, die positive Einstellung herausstellen. Mich sieht man selten mit einem nicht grinsenden Gesicht.

 

Lena und Julia beim PM Teamtag
Teamleiterin Lena und die stets lächelnde Julia

 

Andreas: Das ist etwas woran ich sicher arbeiten könnte.

Julia: Können wir jetzt zur nächsten Frage kommen?

 

Feierabend: Wann wird der Rechner runtergefahren und wie endet dein typischer Arbeitstag?

Julia: Wenn mein Magen knurrt (lacht). Nein quatsch, so richtig ein typisches Ende gibt es nicht, aber oft beende ich den Tag, so wie ich ihn angefangen habe: Lesen von E-Mails. Ich schaue noch einmal, ob ich alles Wichtige abgearbeitet habe und was am nächsten Tag so anliegt. Ansonsten geht es nicht „stechuhrmäßig“. Dadurch, dass ich auch viel mit New York zusammenarbeite, kommt ab und zu mal nach 18.00 Uhr noch eine E-Mail, die kurz beantwortet werden muss.

Andreas: Bei mir fällt donnerstags allerspätestens um 17:00 Uhr der Hammer zum “Daddy-Tag”. An diesem Tag ist die restliche Zeit dann ausschließlich für die Familie reserviert. Ansonsten hebe ich mir die intensiven Sachen gern für den späten Nachmittag auf, weil ich dann deutlich produktiver bin und noch einmal 1-2 Stunden habe, die ich dann komplett “durchziehen” kann. Manchmal endet der Tag aber auch so, dass man sich mit dem ein oder anderen Kollegen noch einmal hinsetzt, ein Kaltgetränk ;) öffnet und ein wenig auf dem Bürobalkon philosophiert (meistens freitags).

 

Und nach der Arbeit? Wie lässt du den Tag ausklingen?

Julia: Bei mir geht’s mir dem Fahrrad nach Hause. Und dann freue ich mich auf die gemeinsame Zeit mit der kleinen Familie, also mit meinem Freund und meiner Katze. Ansonsten würde ich gern mal wieder mit Volleyballspielen anfangen, aber irgendwie konnte ich mich noch nicht aufraffen. Eigentlich mag ich es, einfach die Zweisamkeit und Ruhe zu Hause zu genießen.

Andreas: Das ist bei mir ähnlich. Und zum Abschalten hilft auf jeden Fall auch ein gutes Buch.

 

Welches Buch habt ihr zuletzt gelesen?

Julia: „Mieses Karma“ hab ich als letztes gelesen, von David Safier, und sehr viel gelacht.

Andreas: Irgendein Thriller, hab den Namen vergessen, aber sehr unterhaltsam geschrieben, Tom-Clancy-Style. Aber halt, das stimmt gar nicht, das letzte Buch, das ich gelesen habe, war „Die Eiskönigin“ von Disney. Ein Bestseller! :) Als nächstes kommt glaube ich „Der kleine Maulwurf“.

 

Letzte Frage: Wenn du die Möglichkeit hättest, etwas an deiner Arbeitstätigkeit zu verändern, was wäre das?

Julia: Das Angebote schreiben würde ich gern weglassen oder die Abgrenzungstermine, bei denen man die Budgetausschöpfung seines Projektes verteidigen muss. Ansonsten weiß ich nicht so richtig… gehört halt alles irgendwie dazu. Es gibt in jedem Job Sachen, die müssen halt gemacht werden.

Andreas: Ich würde gern unnötige Meetings abschaffen. Und ich würde mir wünschen, dass jeder immer vorbereitet in ein Meeting kommt, inklusive mir selbst (lacht). Ich glaube, dass damit einige Meetings zielorientierter verlaufen würden.

Julia: Ah, ich hab noch was… Ich würde mir wünschen, dass die Mobile Massage nicht immer nur am Freitag kommen würde, weil wir da immer Kapazitäts-Planung haben.

Andreas: Grundlegend muss man sagen, dass man hier sehr zufrieden sein kann. Klar, zu meckern gibt es immer und überall etwas, aber bei queo erstaunlicherweise relativ wenig.

 

Liebe Julia, lieber Andreas, vielen Dank für dieses Interview!

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